设想一下以下的场景:你打算在你家举行一个派对,现在你要通过电子邮件发送邀请给所有的朋友,又或者说你的公司将推出新产品,你想将这个消息告诉媒体和消费者。
在以上两个例子中,你的邮件内容相差无几,不同之处无非就是收件人的姓名之类的小细节。比如说,当收件人为熟人,你可能就会简单的说 hi 后面加上朋友的昵称;但是当你与客户交流时,则使用正式的问候和称呼会更合适。
但是每个收件人姓名都是不同的,这才是问题所在。
想摆脱大量繁琐重复的工作?现在该 Mail Merge 大显身手了:它可以帮助你同时向不同的用户发送个性化的邮件以节省你的时间。但是这一功能在 Gmail 和 Google Apps 里是找不到的,想使用它,目前一般有以下两个方法:

方法一:你可以将 Outlook设 为你的 Gmail 的邮件客户端,然后使用 Microsoft Office Word 中的 Mail Merge 功能,缺点是你要在本机发送大量的电子邮件。
方法二:借助例如 MailChimp, Constant Contact, Campaign Monitor 等基于网络的邮件服务来发送大量的个性化邮件,但它们可不是免费的。
如果以上两个选择都无法令你满意,这里还有一个更好的方法:你可以通过 Google Docs 账户设置 Mail Merge 到你的 Gmail 中。这种方法不但免费而且也很容易设置。
利用Gmail和Google Docs创建Mail Merge
gmail_mail_merge
接下来我们将一步一步进行设置:
1)  假设你已经有一个 Gmail 账户,进入通讯录,创建一个新的群,我们将其取名为”media”。然后将你想发送的邮件地址都添加到这个群。
2)  复制这个电子表格到你的 Google Docs 账户(点击后选择 yes, make a copy)。
3)  然后你就可以菜单栏看见 Mail Merge 这个选项了(在“Help”边上)。选择“Import Gmail Contacts(导入联系人)”,此时你需要授权让 Google Docs 进入你的通讯录。
4)  再次选择 Mail Merge –> Import Gmail Contacts,输入群的名称(这里是media),然后群当中的联系人就会自动添加到电子表格中。
email_address_list
5)  在绿色的区域中填入你所想发送的内容。Subject: 邮件标题;Salutation: 信头称呼;Line1-5:信的主体;Signature:签名。
6)  选择菜单中 Mail Merge 选项下面的“Start Mail Merge”。当邮件正确发送后,相对应的邮件的状态(Status) 栏就会由" Pending "变为" OK "。
自定义 Mail Merge 邮件模板
如果你想在 Mail Merge 中使用不同的邮件模板,你可以进入 Tools -> Scripts -> Script Editor,根据你的需要改变 sendEmail() 这个函数。
完整的 Mail Merge电子表格的宏代码可以在这找到,在修改前请先阅读这个,以便你了解 Google Docs 的脚本环境。Google Docs 同时支持附件和 HTML 邮件,令你在创建新模板时不再束手束脚。

通过以上的步骤,你就已经成功利用 Google Docs 和 Gmail 完成了 Mail Merge。如果有哪个步骤你不明白的,请点击继续观看演示视频。

点击这里查看原始视频。

原文地址:http://www.google.org.cn/posts/mail-merge-with-gmail-and-google-docs.html

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